1.复印机的摆放应该远离潮湿、水机、阳光直射的地方。防止高温、防尘、具有良好的通风环境才适合复印机的摆放。
2.复印机应该选用稳定的电压，建议直接选用靠墙的插座。
3.复印机在使用前最好预热半小时，能使复印机内部干燥，有利于复印的效果。
4.复印机的使用要根据使用说明，在复印前需要仔细阅读使用说明。不同的复印要求要根据复印机的功能说明小心操作。
5.在复印的时候要保持复印机玻璃稿台清洁、无划痕、不能有涂改液、手指印之类的斑点，避免复印不清晰，影响复印效果。
6.每次使用完复印机后，一定要及时洗手，以消除手上残余粉尘对人体的伤害。
7.当发现复印的效果有沉重的阴影的时候，可能就需要需要清洁复印机上的镜头。
8.当复印机面版显示红灯加粉信号时用户就应及时对复印机进行加碳粉，如果加粉不及时可造成复印机故障或产生加粉撞击噪音。加碳粉，时应摇松碳粉并按照说明书进行操作。切不可使用代用粉（假粉），否则会造成飞粉、底灰大、缩短载体使用寿命等故障，而且由于它产生的废粉率高，实际的复印量还不到真粉的23。
9.给复印机添加纸张，当添加复印纸前先要检查一下纸张是否干爽、结净，然后前后理顺复印纸叠顺整齐再放到纸张大小规格一致的纸盘里。纸盘内的纸不能超过复印机所允许放置的厚度。在南方，比较潮湿的地方可以在摆放纸张的位置放置一些干燥剂，避免纸张的潮湿导致复印机的使用不正常。
10.出现异常的情况应该立刻切断电源，通知相关的维修人员。异常情况包括：过热、进水、出现异常响声等。假如复印机卡纸应该避免立刻伸手去把纸张取出，要确保复印机已经冷却下来后再取下纸张。